Dernière mise à jour : septembre 2026

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

  1. Introduction 

Le cimetière d’Elmwood (« EC ») est soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (loi n° 25). EC s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels conformément aux principes applicables à la protection des renseignements personnels.

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont EC collecte, utilise, conserve et communique les renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Cette politique est destinée à évoluer au fil du temps afin de refléter tout changement apporté à la gestion des renseignements personnels, de se conformer aux lois applicables et de faire preuve de transparence.

  1. Consentement 

EC ne recueille et n’utilise des renseignements personnels qu’avec le consentement de la personne concernée.

En fournissant des renseignements personnels à EC, vous acceptez les modalités de la présente politique.

Si vous n’êtes pas résident du Québec, veuillez noter qu’en fournissant vos renseignements personnels, vous êtes réputé consentir : (i) à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels au Québec ; (ii) la collecte, l’utilisation et la communication de vos données à caractère personnel conformément aux lois de la province de Québec (qui peuvent différer des lois sur la protection de la vie privée de votre juridiction de résidence) et à la présente politique.

Une personne peut retirer son consentement en contactant EC à l’adresse [email protected].

  1. Définition des renseignements personnels 

Par « renseignements personnels », nous entendons toute information concernant une personne physique et qui, prise isolément ou combinée à d’autres informations, permet de l’identifier. 

  1. Responsabilité 

EC est responsable des données à caractère personnel qu’elle collecte, y compris celles communiquées à des tiers à des fins administratives, de traitement ou de maintenance.

Le président du conseil d’administration d’EC veille au respect de la présente politique afin de satisfaire aux exigences suivantes :

  • Désigner une personne chargée de la protection des données à caractère personnel (délégué à la protection des données).
  • Mettre en place des politiques et des pratiques de gouvernance relatives aux données à caractère personnel.
  • Signaler les incidents liés à la protection des données à caractère personnel qui présenteraient un risque grave de préjudice et les consigner dans le registre des incidents de confidentialité.
  • Assurer la transparence dans la collecte et l’utilisation des données à caractère personnel.
  • Garantir un consentement clair, libre et éclairé quant à l’utilisation et au traitement des données à caractère personnel.
  • Réaliser des analyses d’impact sur la vie privée lorsque la loi n° 25 l’exige, notamment avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou avant d’acquérir, de développer ou de refondre un système d’information ou un projet de prestation de services électroniques impliquant des renseignements personnels.
  1. Finalités de la collecte et de l’utilisation 

La collecte, l’utilisation et la communication de données par EC se limitent à ce qui est nécessaire au fonctionnement d’EC. Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour effectuer des analyses de données et des recherches afin d’orienter nos activités. EC collecte des données à caractère personnel pour diverses raisons, notamment :

  • Assurer le suivi des demandes des membres, des bénévoles et des donateurs.
  • Solliciter des dons.
  • Traitement et comptabilisation des dons effectués, ainsi que l’établissement de reçus fiscaux.
  • Demandes d’adhésion et de bénévolat.
  • Gestion des contrats et des accords de service.
  • Assurer le fonctionnement et le maintien de toutes les fonctionnalités du site web et des comptes sur les réseaux sociaux (par exemple, Facebook), y compris la satisfaction des demandes de services et d’informations émanant des membres, des bénévoles et des donateurs ; répondre aux commentaires et aux questions ; et fournir une assistance aux utilisateurs du site web et des comptes sur les réseaux sociaux.
  • À des fins statistiques : compréhension et analyse des tendances d’utilisation et des préférences de nos membres, bénévoles et donateurs ; amélioration du site web et des comptes sur les réseaux sociaux ; et développement de nouveaux produits, programmes, services, rubriques d’actualité et fonctionnalités.
  • À des fins administratives ou marketing, conformément aux lois applicables relatives aux messages électroniques commerciaux.

EC n’utilise pas de systèmes de prise de décision automatisés (par exemple, des algorithmes ou l’intelligence artificielle) pour prendre des décisions concernant des personnes physiques sur la base exclusive d’un traitement automatisé de données à caractère personnel. Si cela venait à changer, EC en informerait les personnes concernées au moment de la collecte ou avant celle-ci, et leur expliquerait les facteurs et la logique utilisés, ainsi que leur droit de faire réexaminer une telle décision par une personne physique.

  1. Limites relatives à la collecte et à l’utilisation 

La collecte de données à caractère personnel
La collecte de données à caractère personnel par EC se limite à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou clairement sous-entendues au moment de la collecte. Il est possible qu’EC collecte et utilise des informations concernant une personne physique provenant d’un tiers lorsque la loi l’autorise et, dans tous les autres cas, avec le consentement de la personne concernée.

Par exemple, dans le cadre d’une collecte de fonds, EC est susceptible de demander et de collecter les informations suivantes lors de la création d’un dossier ou du traitement d’une demande de service :

  • Prénom et nom
  • Adresse postale
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone

Si un donateur utilise une carte bancaire pour effectuer un don via le site web de LQ, aucune information relative à cette carte bancaire n’est collectée par LQ sur ses serveurs. Le paiement des dons est traité et géré selon les procédures bancaires d’un prestataire tiers, directement sur son site web.

À aucun moment EC ne partagera d’informations avec des tiers, ni ne les diffusera sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

  1. Comment les informations sont-elles collectées 

EC peut collecter des informations personnelles de différentes manières, notamment, mais sans s’y limiter : 

  • En remplissant un formulaire de demande (de service, de bénévolat ou d’adhésion) 
  • Par téléphone 
  • Via le site web d’EC et ses logiciels associés 
  • En répondant à une demande par courrier 
  • Par e-mail 
  1. Conservation des informations personnelles 

EC conserve les données à caractère personnel aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou conformément aux exigences légales. Une fois ces finalités atteintes, EC détruira ou anonymisera les données, sous réserve des obligations légales de conservation applicables (par exemple, les registres fiscaux et les reçus de dons caritatifs).

  1. Sécurité des données à caractère personnel 

EC met en œuvre et veille à ce que ses sous-traitants appliquent des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives appropriées afin de préserver la confidentialité des données à caractère personnel et de les protéger contre le vol, la perte, la divulgation ou tout accès non autorisé.

  1. Destruction des données à caractère personnel 

EC mettra en œuvre les moyens de sécurité appropriés pour détruire les renseignements personnels lorsque cette destruction est requise et légale. 

  1. Transferts transfrontaliers de renseignements personnels

Certains prestataires de services d’EC (par exemple, Meta/Facebook) peuvent stocker ou traiter des renseignements personnels en dehors du Québec, y compris aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels en dehors du Québec, EC procède à une évaluation des incidences sur la vie privée afin de déterminer si ces renseignements bénéficieraient d’une protection équivalente à celle prévue par la législation québécoise, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des finalités d’utilisation, des garanties applicables (y compris les protections contractuelles) et du cadre juridique de la juridiction de destination. Les renseignements personnels ne seront transférés hors du Québec que si cette évaluation confirme l’existence d’une protection adéquate.

  1. Communication des renseignements personnels 

L’accès à ces renseignements est limité au personnel d’EC et aux membres du conseil d’administration désignés à cette fin, et uniquement dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

En aucun cas, EC ne vendra, ne partagera ni ne louera ces informations.

EC ne communique en aucun cas des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

Chaque membre du personnel ou du conseil d’administration d’EC s’engage à respecter les données à caractère personnel collectées par EC. Ces personnes s’engagent à préserver la confidentialité des informations spécifiques aux activités d’EC et à ne pas en divulguer le contenu, ni en faire un usage personnel, ni les utiliser au profit d’autrui. Cet engagement prend effet dès que les membres du personnel et du conseil d’administration d’EC commencent à travailler pour EC et se poursuit indéfiniment. Le personnel et les membres du conseil d’administration d’EC signeront un accord visant à garantir cette confidentialité.

EC s’engage à exiger de ces tiers des engagements de confidentialité au moins aussi stricts que ceux prévus dans la présente politique, y compris des contrôles et des mesures visant à protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des informations qu’ils détiennent pour le compte d’EC, et à éviter le vol, la perte, la divulgation ou l’accès non autorisé aux données à caractère personnel.

Malgré ce qui précède, aucune méthode de transmission ou de stockage de données à caractère personnel par voie électronique n’offre une sécurité infaillible. EC ne peut donc garantir que la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel ne pourront pas être compromises.

  1. Signalement et enregistrement des incidents liés à la protection de la vie privée
  • Signalement et enregistrement des incidents liés à la confidentialité (violation de données) 

Si, malgré les efforts déployés pour protéger les informations à caractère personnel, un incident impliquant ces informations venait à se produire, EC prendra les mesures suivantes dès que la violation aura été identifiée :

  • Recueillir les informations relatives à la violation, qui seront consignées dans le registre des incidents de confidentialité. Ces informations comprendront les données à caractère personnel concernées, les circonstances, la période (ou la date) de la violation, la date à laquelle celle-ci a été constatée et le nombre de personnes concernées.
  • Évaluer la situation afin de déterminer s’il en résulte un préjudice et, le cas échéant, de quelle nature il est.
  • Si la violation présente un risque de préjudice grave, un avis sera envoyé sans délai à la ou aux personnes concernées par la violation, comprenant une description des mesures prises par EC.
  • Informer sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) lorsque la violation présente un risque de préjudice grave.
  • Mettre en œuvre les mesures décrites à l’intention des personnes concernées par la violation.
  • Un rapport est établi par le responsable de la protection de la vie privée et transmis au président du conseil d’administration d’EC, à la CAI et aux autres autorités compétentes.

Si vous pensez que vos données à caractère personnel ont été affectées par une violation, vous pouvez soumettre un formulaire de plainte relative à une violation de données à caractère personnel.

  1. Accès aux données à caractère personnel

Sous réserve des lois applicables, dès réception d’une demande écrite émanant d’une personne et après vérification de son identité, EC indiquera à cette personne si elle détient des données à caractère personnel la concernant et lui communiquera la nature de ces données, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande.

EC peut refuser à une personne l’accès à ses données conformément aux lois applicables ; dans ce cas, elle motivera son refus par écrit.

Pour demander l’accès à vos données à caractère personnel, veuillez soumettre un .

  1. Rectification, suppression et portabilité des données à caractère personnel

EC mettra en œuvre tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les données à caractère personnel qu’elle détient sont exactes et complètes, conformément aux finalités pour lesquelles elles sont utilisées. Une personne peut demander une rectification ou une mise à jour en contactant EC.

Une personne peut également demander à EC de cesser de diffuser ses données à caractère personnel, ou de les désindexer des résultats des moteurs de recherche, lorsque cette diffusion enfreint la loi ou une décision de justice. Une personne peut en outre demander la suppression de ses données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation d’EC.

Une personne peut demander à EC de lui fournir les données à caractère personnel informatisées qu’elle détient à son sujet, dans un format technique structuré et couramment utilisé, et de transmettre ces informations à un tiers à la demande de la personne, lorsque cela est techniquement possible.

EC répondra aux demandes de rectification, de suppression et de portabilité dans un délai de 30 jours.

Les demandes de rectification, de suppression et de portabilité peuvent également être soumises à l’aide du même formulaire de demande d’accès aux données.

  1. Réclamations

Toute personne au sujet de laquelle EC détient des renseignements personnels peut déposer une plainte par écrit concernant le non-respect de la présente politique. EC traitera toute plainte.

Si une personne n’est pas satisfaite de la réponse d’EC à une réclamation, ou de la politique et des pratiques relatives au traitement des données à caractère personnel, elle peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site web de la Commissaire à l’adresse www.cai.gouv.qc.ca.

  1. Responsable de la protection des données personnelles 

Hélène Gagné
Responsable administrative
Cimetière d’Elmwood
B.P. 751 STN Place de la Cité
Sherbrooke, QC J1H 5K7
819-562-4555
[email protected]

  1. Procédure de modification

La responsable administrative prépare un projet de modification indiquant les éléments à modifier et l’envoie au président du conseil d’administration à l’avance. 

  • La responsable administrative prépare un projet de modification indiquant les éléments à modifier et l’envoie au président du conseil d’administration à l’avance.
  • La modification est inscrite à l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration.
  • Le document est examiné lors de la réunion et est ratifié par une résolution.
  • Le responsable administratif apporte les modifications à la politique.
  • Une copie de la résolution est classée avec l’original de la politique conservé dans le registre officiel des procès-verbaux d’EC.
  • Les modifications sont répertoriées ci-dessous dans la rubrique « Mises à jour ».
  1. Mises à jour 

Septembre 2026 : création d’une politique de confidentialité afin de se conformer aux modifications de 2024 prévues par la loi n° 25.