Règlements

RÈGLEMENTS ELMWOOD SHERBROOKE Inc.

SHERBROOKE, QUÉBEC
Révisé en 2018

Administrateurs et personnel

1. Nul ne peut prétendre au poste d’administrateur s’il n’est pas membre.
2. Les administrateurs sont habilités à nommer un responsable administratif et un commissaire aux comptes. Leurs fonctions et leur rémunération sont fixées par les administrateurs. Toute personne nommée commissaire aux comptes ou expert-comptable de la société doit être un expert-comptable agréé.
3. Une réunion du Conseil d’administration doit être convoquée par le président ou le vice-président à la demande écrite d’au moins trois administrateurs. Il leur incombe de convoquer ces réunions, et aucune réunion n’est valable sans un préavis écrit d’au moins trois jours adressé aux administrateurs par courrier ou courriel, ou sans la présence de la majorité des administrateurs.
4. Le responsable administratif aura pour devoir d’assister à toutes les réunions de la Société et du conseil d’administration, de tenir un registre fidèle de leurs délibérations et, d’une manière générale, d’agir sous les ordres du conseil d’administration et du président.
5. Il incombera au trésorier de présenter aux administrateurs, sur demande lors de toute réunion, un résumé de l’état des fonds de la Société et de soumettre à l’assemblée générale annuelle de la société un état financier indiquant les recettes et les dépenses de l’année écoulée, ainsi qu’un bilan indiquant le passif et l’actif.
6. Le vérificateur ou le comptable public est tenu de soumettre à l’assemblée générale annuelle de la Société un état financier indiquant les recettes et les dépenses de l’année écoulée, ainsi qu’un bilan indiquant le passif et l’actif.
7. Les administrateurs auront le pouvoir de nommer un surintendant du cimetière, ainsi que tous les autres employés qu’ils jugeront nécessaires à sa bonne gestion, et de fixer périodiquement leurs fonctions et leur rémunération.
8. Il incombera aux administrateurs de constituer et d’investir dans un fonds fiduciaire distinct, dont la sécurité et la pérennité seront assurées par tous les moyens raisonnables, des fonds qui seront exclusivement utilisés pour l’entretien des bâtiments, des terrains et des allées du cimetière. Ce fonds sera dénommé « Fonds de dotation » et les administrateurs auront le droit d’en fixer le montant. De plus, les propriétaires qui souhaitent embellir leurs concessions devront déposer auprès de la Société une somme déterminée par les administrateurs. Ces fonds seront conservés dans un fonds fiduciaire distinct, dénommé « Fonds d’embellissement ».
9. Tous les documents de la Société doivent être stockés dans un système de recherche et d’archivage électronique, et des copies de sauvegarde doivent être conservées à la fin de chaque journée au cours de laquelle ces documents sont modifiés.
10. Ces statuts peuvent être modifiés lors de toute réunion du conseil d’administration, mais doivent être approuvés lors de la prochaine réunion de la Société.

Lots et tombes

11. Nul ne sera reconnu propriétaire ou copropriétaire d’un lot si son nom ne figure pas dans les registres de la Société. Pour que les droits des héritiers d’un lot soient reconnus, ces derniers doivent déposer au siège de la Société la preuve complète de leur qualité d’héritier afin d’être inscrits dans les registres de la Société.
12. Un titre de propriété sera remis à l’acquéreur de chaque lot. Toutefois, aucun acte de vente ne sera délivré tant que la Société n’aura pas reçu le paiement intégral du ou des lots acquis. En cas d’achat à crédit, un tiers du prix devra être versé à la signature du contrat de vente ou une garantie fournie. Si le lot n’est pas intégralement payé dans les trois mois suivant la date d’achat, des intérêts de 1,5 % par mois seront appliqués au solde dû. Si une demande d’inhumation est formulée avant le paiement final, la Société se réserve le droit d’exiger le règlement du solde avant l’inhumation.
13. Vente de droits de sépulture. La Société n’est aucunement tenue d’acheter des droits de sépulture auprès de titulaires de tels droits ou de personnes ayant hérité de tels droits.
14. Avis de transfert. Afin de garantir l’exactitude des registres, aucune vente ni autre transfert de droits de sépulture (tombe, concession ou niche) ne sera opposable à la Société tant qu’un acte de transfert dûment signé n’aura pas été enregistré dans ses registres, précisant le nom et l’adresse du cessionnaire. Des frais, fixés par la Société, sont exigibles pour chaque transfert.
15. Aucune hypothèque ni autre charge ne peut grever les lots. Aucune vente ou transfert d’un lot ou d’une partie de lot ne sera valable sans le consentement écrit de la Société, le prix étant fixé par celle-ci.
16. Les administrateurs ont le pouvoir de déterminer la taille et le prix des lots, qui varient selon l’emplacement.
17. L’emplacement d’une tombe, à l’intérieur d’un terrain, doit être désigné par le surintendant.
18. Tous les lots seront marqués par des bornes d’angle fournies par la Société aux frais du propriétaire du lot.
19. Toute inhumation en concession ou en niche est réservée aux membres de la famille, sauf demande expresse de la part du propriétaire de la concession, après réception par la Société d’une autorisation écrite de ce dernier. Le propriétaire de la concession ne peut prétendre à aucune rémunération pour cette autorisation.
20. L’inhumation d’un corps et de trois (3) cendres, ou de quatre (4) cendres seulement, est autorisée dans une même tombe. Toute autre inhumation requiert une autorisation spéciale du Conseil d’administration. L’inhumation d’un corps ou de cendres autres que ceux d’un être humain est interdite.
21. Aucune inhumation de corps ou de cendres ne peut être effectuée sans que la Société ait reçu un préavis de la famille ou d’un entrepreneur de pompes funèbres, et que les dispositions appropriées aient été prises.
22. Un délai minimum de 48 heures, après réception de l’avis d’inhumation, doit être respecté avant que l’inhumation puisse avoir lieu, sauf autorisation contraire du surintendant.
23. L’exhumation des cendres se déroulera aux conditions suivantes : un membre de la famille ou le liquidateur de la succession doit donner son autorisation écrite. Une copie du testament du défunt, la liste des bénéficiaires et l’accord écrit de tous les héritiers doivent être fournis. Les frais fixés par les administrateurs doivent être versés à la Société avant l’exhumation, après quoi une autorisation sera délivrée. Un membre de la famille doit être présent lors de l’exhumation pour assister à la cérémonie et prendre possession de l’urne.

Monuments

24. Le terme « monument » désigne ici toute structure commémorative, autre qu’une borne, érigée sur un terrain.
25. L’emplacement de tous les monuments et bornes sera soumis à l’approbation du surintendant.
26. Aucun monument ni pierre tombale ne peut être érigé sur un terrain tant que celui-ci n’est pas entièrement payé et que l’acte de propriété n’a pas été délivré.
27. Afin d’éviter un encombrement excessif et inesthétique des monuments, un seul monument sera autorisé par concession. Sur une concession à deux tombes, un seul monument, occupant un espace de 35,5 cm de large sur 81 cm de long et d’une hauteur maximale de 91,5 cm, est autorisé. Une concession individuelle doit être signalée par une plaque commémorative.
28. Les mausolées sont acceptés, sous réserve de l’approbation préalable du conseil d’administration. Les oreillers ne sont pas autorisés.
29. Tous les monuments doivent être installés sur des fondations en béton d’au moins 1,20 mètre de profondeur, planes et de niveau, à la profondeur requise sous la surface du sol. Dans tous les cas, ces fondations sont réalisées par la Société aux frais du propriétaire du lot.
30. Il est interdit de construire des ponts ou passages au-dessus de tombes existantes ou futures pour y installer des fondations de monuments.
31. Les plans, dessins et devis de tous les marqueurs et monuments doivent d’abord être soumis au surintendant et approuvés par lui avant que les travaux sur le terrain ne commencent.
32. Les monuments et/ou plaques commémoratives représentant les défunts sont interdits.
33. Les administrateurs se réservent le droit de refuser ou d’interdire l’érection de toute structure si, pour quelque raison que ce soit, elle est jugée inacceptable, que ce soit en ce qui concerne sa taille, ses matériaux ou sa qualité d’exécution, ou si elle n’est pas conforme aux spécifications ou aux règles de la Société.
34. Les propriétaires de lots sont responsables de l’entretien et du soin de tous les monuments et/ou bornes plates situés sur leurs lots.
35. Les monuments, leur socles ou les plaques commémoratives ne doivent porter aucune indication quant à l’identité du fabricant.

Entretien et modifications au sein du cimetière

36. Tous les travaux de toute nature effectués dans l’enceinte du cimetière seront placés sous la supervision et l’approbation du surintendant.
37. Aucune exhumation ne sera autorisée sauf autorisation dûment prévue par la loi.
38. Les entrepreneurs et tous les ouvriers travaillant dans le cimetière sont placés sous l’autorité du surintendant.
39. Il incombera au surintendant de veiller à ce que toutes les tombes qui s’affaissent en dessous du niveau établi du terrain soient remblayées et soit recouvertes de gazon, soit réensemencées dès que les conditions météorologiques le permettront.
40. Les monuments doivent être en pierre de qualité agréée ou en bronze standard. Toutes les inscriptions doivent être en relief ou en creux d’au moins 5 mm (3/16 de pouce) par rapport à la surface.
41. Les frais liés à tous les travaux de monument funéraire sont à la charge du propriétaire. L’installation et/ou l’entretien du monument doivent être terminés et tous les déchets enlevés avant 17 h, sauf avec autorisation spéciale. Le non-respect de cette consigne entraînera l’enlèvement des déchets aux frais de l’entreprise responsable et/ou du propriétaire. Une fois les travaux terminés, le terrain et ses abords doivent être remis en état.
42. Nul autre que les employés de la Société ne peut tailler, élaguer ou enlever des branches ou des arbres du cimetière, à moins d’être mandaté à cette fin par la Société.
43. Les administrateurs peuvent autoriser la taille ou le déplacement de tout arbre, arbuste ou plante sur une parcelle du cimetière, s’ils estiment que ces éléments empiètent sur une autre parcelle, la masquent, en diminuent la valeur ou nuisent à l’aspect général et à la beauté du cimetière. Seul le personnel du cimetière est habilité à effectuer les plantations.
44. Les entrepreneurs ou leurs employés qui ne respectent pas les règles de la Société ou les directives du Surintendant se verront interdire de travailler sur le site.

Le columbarium

45. Le nom du columbarium sera désigné comme « Jardin crématoire d’Elmwood 1987 ».
46. On ne peut déposer plus de deux urnes dans une même niche, sauf autorisation du surintendant pour le dépôt d’urnes supplémentaires.
47. La vente des niches se fera conformément au modèle et aux conditions de l’« Acte de vente ».
48. Afin d’assurer l’uniformité de la typographie, etc., toute gravure sur le columbarium doit être effectuée par Elmwood Sherbrooke Inc. aux frais du propriétaire de la niche concernée.
49. Le prix d’une niche sera réglementé par le Conseil d’administration.

Règlements divers

50. Les cérémonies funéraires, lorsqu’elles se déroulent dans l’enceinte du cimetière, seront placées sous le contrôle du surintendant.
51. Il est interdit aux étrangers de s’approcher d’une tombe pendant ou avant un enterrement.
52. Les chiens ne seront pas admis dans l’enceinte du cimetière.
53. Il est interdit de prélever ou d’enlever des plantes du cimetière sans autorisation.
54. Les enfants ne seront pas admis dans le cimetière sans être accompagnés d’une personne responsable.
55. La société ne sera pas responsable des biens meubles qui pourraient être perdus, égarés ou cassés.
56. Les fleurs artificielles et les récipients en verre sont interdits dans l’enceinte du cimetière.
57. Les dispositions et sanctions prévues par la loi seront strictement appliquées en cas de dommages matériels, de troubles à l’ordre public ou d’atteinte aux droits de la personne. Le surintendant est chargé de faire respecter le présent règlement et d’exclure du cimetière toute personne qui le contrevient délibérément.